متى يكفي Excel فعلًا؟
إذا كان عندك مدرب واحد، وفرع واحد، وعدد قليل من المشتركين، وتحصّل بنفسك وتعرف كل مشترك بالاسم، فملف منظم يكفيك ولا داعي لأي برنامج. Excel مرن وفي متناول الجميع، وهذه ميزة حقيقية.
أين يبدأ Excel في الإخفاق؟
| الجانب | Excel | برنامج إدارة مثل كابتني |
|---|---|---|
| الحضور | يدوي، ويعتمد على إدخال المدرب، ولا يمنع التزوير. | كود QR متجدد كل 60 ثانية، ويعمل دون إنترنت. |
| الاشتراكات والتجديد | تتبّع يدوي لتواريخ الانتهاء، وينسى أحدهم التذكير. | تذكير تلقائي قبل الانتهاء بـ 3 أيام ويوم، وقائمة بالاشتراكات المنتهية قريبًا. |
| باقات الحصص | خصم يدوي مع كل حضور وعرضة للخطأ. | خصم تلقائي مع كل مسح، ورصيد يراه المشترك على هاتفه. |
| التحصيل والإيصالات | أرقام بلا إثبات، وبلا فصل بين من يحصّل ومن يعتمد. | إيصال رقمي مرقّم لكل دفعة كاش أو InstaPay، وإثبات تحويل تعتمده الإدارة. |
| الصلاحيات | من يملك الملف يرى كل شيء. | صلاحيات مستقلة لكل مدرب، يطبقها الخادم. |
| الفروع والمدربون | نسخ متعددة من الملف تختلف أرقامها. | لوحة واحدة لكل الفروع والمجموعات. |
| التقارير | تُبنى يدويًا في كل مرة. | تقارير مالية وحضور وانقطاع جاهزة، وتُصدَّر PDF. |
| خصوصية البيانات | ملف يتداوله الجميع على واتساب أو البريد. | بيانات معزولة لكل أكاديمية، وسجل مراجعة. |
تكلفة Excel الخفية
الملف مجاني، لكن وقتك ليس كذلك. وهذه حسبة بسيطة يمكنك إعادتها بأرقامك.
ست علامات تدل على أن الوقت حان للانتقال
- صار عندك أكثر من مدرب أو أكثر من فرع، وتختلف الأرقام بينهم.
- اكتشفت اشتراكًا انتهى منذ أسابيع والمشترك ما زال يحضر.
- تقضي ساعات آخر الشهر في جمع الأرقام لا في تحسين الأكاديمية.
- وقع خلاف مع مشترك حول عدد الحصص المتبقية له.
- لا تعرف من يوشك على ترك الأكاديمية إلا بعد أن يتركها.
- تخشى إرسال الملف كله إلى مدرب جديد لأن فيه بيانات الجميع.
أسئلة تطرحها على أي برنامج قبل أن تنتقل
هذه قائمة تصلح لأي منتج تفكر فيه، لا لكابتني وحدها:
- هل واجهته بالعربية من اليمين إلى اليسار للإدارة والمدرب والمشترك؟
- هل يعمل الحضور دون إنترنت في الملعب؟
- هل يدعم الكاش وInstaPay بإيصالات؟
- هل أستطيع تحديد ما يراه كل مدرب؟
- هل يأخذ عمولة على ما يدفعه مشتركوك؟
- هل أستطيع استيراد بياناتي الحالية، وهل أستطيع تصديرها إن غيّرت رأيي؟
- بأي عملة يُسعَّر، وهل التسعير ثابت أم يتغير مع سعر الصرف؟
كيف يتم النقل دون تعطيل العمل؟
أكبر مخاوف أصحاب الأكاديميات هو ضياع بياناتهم الحالية أو توقف العمل أسبوعًا. في كابتني نستورد قوائم المشتركين وأرصدة الحصص من ملف Excel مجانًا، وتبدأ العمل خلال 24 ساعة دون رسوم إعداد، فلا تبدأ من الصفر.
- ترسل ملفك الحالي بقوائم المشتركين وأرصدة الحصص.
- نضبط الفروع والمجموعات والباقات معك.
- تدعو المدربين والمشتركين بأكواد دعوة.
- تعمل بالطريقتين أيامًا ثم تتوقف عن الملف.
والتكلفة؟
تبدأ الباقات من 990 جنيهًا شهريًا لفرع واحد وحتى 100 مشترك، دون أي عمولة على مدفوعات مشتركيك. قارن ذلك بالساعات التي يقضيها فريقك في الحسابات اليدوية، وبقيمة اشتراك واحد يضيع لأنك لم تذكّر صاحبه بالتجديد.
الخطوة التالية
شاهد الباقات، أو اقرأ كيف تُدار أكاديمية الفنون القتالية والجيم، أو كرة القدم بكابتني.